サービス

HOME > サービス > GoogleApps

GoogleAppsとは

GoogleAppsとは、メールやOffice(WordやExcelなど)、カレンダー、テレビ会議などオフィスの生産性を上げるGoogleが提供する様々なアプリケーションツール群のことです。
すべてクラウドになっているので、インターネットエクスプローラなどのブラウザからログインするだけですぐに利用可能です。今まではパソコンを新調するとメールなどのデータ移動が大変でしたが、GoogleAppsはクラウドなのでデータの移動は必要ありません。
また、企業で利用する事を想定されているため一元管理性に優れており、メンバー間でのデータ共有も容易に行えます。さらにセキュリティも万全です。

GoogleAppsで出来ること

様々なツール

GoogleAppsには70を超えるツールが揃っています。その中でもよく利用されているツールをご紹介させていただきます。

Gmail

言わずと知れたメールのクラウドサービスです。Outlookなどのメーラーと比べて、様々なメリットがあります。

独自ドメインが利用可能
メールアドレスの@より後ろの部分に、「@gmail.com」だけでなく、今まで使っている独自ドメイン (例)「@suzukishouten.co.jp」が利用可能なので、メールアドレスを変更することなく今まで通りの運用が可能です。
設定不要、ブラウザからログインするだけ
お客様からメールソフトの設定方法をお問合せ頂くことが度々ございます。「SMTPの欄には何を入力したらいいですか?」「ポートは25でなく、587で……」
Gmailでは、メールソフトの設定は一切不要で、ブラウザを立ち上げて、Googleにログインするだけで設定は完了します。
迷惑メール設定
Gmailは、鬱陶しい迷惑メールを高機能なフィルターで自動で排除してくれます。
優れた検索
Googleといえば検索というイメージがありますが、その強力な検索機能がメールにも利用可能です。「あの見積のメールどこいったかな~?」といった時にも「◯◯会社 見積」と検索するだけですぐに見つけることができます。
スマートフォンと同期
スマートフォンにGoogleアカウントを設定するだけで、メールが読めるようになります。
メールはパソコンと同期されているため、パソコンからの送信メールをスマホで見たり、スマホからの送信メールをパソコンで見たりすることが可能です。もちろん、未読・既読やフォルダ分けといった情報も連動します。
スマホから会社のメールアドレスで送信することも可能です。
簡単にメーリングリストの作成が可能
グループ機能を利用すれば、GoogleAppsの管理画面から少しの入力作業で簡単にメーリングリストを作成することができます。
今までのメールデータをGmailに簡単移行
Outlookなど様々なメーラーのメールデータをGmailに移すための方法がインターネット上で公開されており、簡単にデータを移行することが可能です。
Googleカレンダー

これも有名なツールです。直感的な操作で予定を作成、簡単にメンバーと予定を共有することができます。もう手帳や社内掲示カレンダーは不要です。

メンバーと予定を共有
会議への招待など、メンバーと予定を共有することができます。
グループ機能を利用すれば、一人ひとりでなく、グループのメンバー全員と一括で共有することが可能です。例えば「企画部」グループを作成しておき、企画部定例会議を「企画部」グループに所属しているメンバーに招待することができるようになります。組織変更も企画部グループを編集するだけで完了します。
予定を公開
自分の予定を特定のメンバー又は全員に公開することが可能です。公開されたメンバーは、例えばあたな宛の電話を受けた場合でも、電話相手に帰社予定時刻を伝えたりすることができるようになります。
スマートフォンと同期
スマートフォンにGoogleアカウントを設定するだけで、予定を同期することができます。朝起きてすぐにスマホで今日の予定を確認できます。
Googleドライブ

ファイルサーバーをクラウド上に構築できます。ブラウザを利用してファイルのアップロード、ダウンロードする方法とDropboxのようにPCとファイルサーバーを自動で同期する方法があります。

メンバーとファイルを共有
細かな公開範囲を設定してメンバーとファイルを共有することができます。ファイル単位だけでなくフォルダ単位での設定が可能です。
グループ機能を利用すれば、1人ひとりでなく、グループメンバー全員と一括で共有することが可能です。
優れた検索
Googleといえば検索というイメージがありますが、その強力な検索機能がファイルにも利用可能です。「あの見積どこいったかな??」といった時にも「◯◯会社 見積」と検索するだけで一発で見つけることができます。
様々なファイルのプレビュー機能
Excel、Word、パワーポイント、イラストレーターなど様々な種類のファイルをダウンロードすることなくブラウザ上からプレビューすることが可能です。編集する必要が無くて見るだけなら、検索機能とあわせて手軽に内容を確認できます。(現時点ではプレビュー機能はレイアウトが崩れる場合があります)。
後述するGoogleドキュメントファイルは、ダウンロードすることなくブラウザ上で簡単に編集可能です。
スマートフォンからも利用可能
スマートフォンからもGoogleドライブ上のファイルにアクセスできます。
ドキュメント

ワードやExcelなどマイクロソフトOfficeのようなソフトがクラウド上で利用できます。
メンバーでの共同編集にも最適です。

作成したGoogleドキュメントのファイルは前述のGoogleドライブに保存され、Googleドライブの共有や検索機能を利用することができます。弊社では、どうしてもマイクロソフトOfficeで作成しなければならない場合(お客様へメールでお送りするファイルなど)を除いて、Googleドキュメントを利用するのが一般的になっています。本当に便利ですよ!

文章
マイクロソフトOfficeのWordに相当するものです。
画像、表、計算式、図、リンクなどを使用して美しいドキュメントを作成できます。
コメント機能を利用すると入力情報を集めてフィードバックを管理できます。
プレゼンテーション
マイクロソフトOfficeのパワーポイントに相当するものです。
動画の埋め込み、アニメーション、動的なスライド切り替えなどがサポートされているので、美しいスライドを作成できます。
プレゼンテーションをウェブ上で一般公開することも、特定のユーザーだけと共有することもできます。
スプレッドシート
マイクロソフトOfficeのエクセルに相当するものです。
顧客などのリストの維持と共有、プロジェクト管理、データ分析と結果の追跡を行うことができます。高度な数式、埋め込みグラフ、フィルタとピボットテーブルなどのツールを使用して、データを別の視点から見ることができます。
フォーム
簡単にお問合せフォームやアンケートフォームを作成することができます。作成したフォームはホームページに配置したり、メールに貼り付けたりすることができます。
お問合せ内容などの入力した結果は、即座に前述のスプレッドシート(Excel)に記録されるので、容易に分析と共有が可能です。
鈴木商店では飲み会のお店のアンケートや参加確認などで気軽に利用しています。
図形描画
様々な図形を簡単に描画することができます。作成した図は、上記のドキュメントやプレゼンテーションに挿入できます。
ハングアウト

テレビ電話システムです。高価な機器を購入する必要もなく、パソコン・スマホ・タブレットから利用できます。
Googleカレンダーからハングアウトをスケジュールしたり、テレビ会議中に前述のGoogleドライブのファイルを共同編集したりすることができます。
鈴木商店では徳島サテライトオフィスとの常時接続にハングアウトを利用しています。

サイト

ホームページを簡単に構築することができます。HTMLを直接アップすることができないので会社のホームページなど外部公開するには物足りないところもありますが、イントラネット(社内用ホームページ)で利用するにはとても便利です。
カレンダー、文章、プレゼンテーション、動画など、あらゆるものを整理できます。Google検索が組み込まれているので、探しているものがすぐに見つかります。
鈴木商店では、社内規程や掃除当番等各種ルールが掲載されたサイトを作成しています。

検索

さすがGoogle。上述の各種コンテンツを一発で検索できるのがとても便利です。メール、ドキュメントなどタイトルだけでなくコンテンツの内容まで検索対象に含まれます。
「◯◯プロジェクトの見積」「あの時の議事録」
Goolgeで検索するように、思いつくキーワードを入力するだけで目的のコンテンツにすぐにたどり着けます。

リアルタイム共有

チームでの共同作業を前提に作られているツールであるため、Webでは体験したことのないようなリアルタイム性を感じることができます。

複数デバイス間共有

データは全てクラウドに保存されているのでデバイス間でのデータの移行が必要ありません。
さらにスマホやタブレットなど様々なデバイスに対応しています。
会社でしていた仕事を帰宅途中の電車でスマホで行い、家に帰って家のパソコンで行うようなことがストレスなく行えます。

Google Apps for Business(有償版)と無償版Gmailとの違い

Gmail

無償版でも(少し手間がかかりますが)メールアドレスの@より後ろの部分に、「@gmail.com」だけでなく、今まで使っている独自ドメイン (例)「@suzukishouten.co.jp」が利用可能なので、メールアドレスを変更することなく今まで通りの運用が可能です。ただし、独自ドメイン用のメールサーバーを別途用意(または今までのメールサーバーを維持)する必要があります。また、Gmailが独自ドメイン用のメールサーバーからメールを定期的に取得する仕組みのため、受信の遅延が多々発生してしまいます。
一方、Google Apps for Business(有償版)の場合、別途メールサーバーを用意する必要がなく、メールの遅延も発生しません。

管理機能

無償版は基本的に個人での利用を前提としているため、たとえばパスワードのポリシーを設定したい場合(8桁以上など)、それぞれのアカウントに対して設定する必要があります。一方、Google Apps for Business(有償版)の場合は、管理者画面から組織に対して一括で行えます。
社員が退職した場合、無償版では個人が自分でアカウントを削除する必要があります。また、各ドキュメントやカレンダーなどの共有設定を1つずつ解除していく必要があり、大変骨の折れる作業です。退職者と連絡が取れなくなり、退職者のアカウントでログインできずアカウントを削除できないとなると目も当てられません。一方、Google Apps for Business(有償版)の場合は、管理者画面から簡単にアカウントを削除でき、かつ共有設定も一括で変更されます。

セキュリティ

Google Apps for Business(有償版)では、組織に対して様々なセキュリティを設定することが可能です。近年、スマートフォンにGmailやカレンダーを設定することが多く見受けられますが、社員がスマートフォンを落としたときはどうなるでしょうか?パスワードが設定されていないスマートフォンだとメールの内容が閲覧されてしまう可能性があります。例えば、そのようなスマートフォンのパスワードポリシーなどセキュリティに関する組織設定なども組織単位で簡単に行えます。
一方、無償版では一括して行えないため、各個人の設定に委ねられ確実に徹底させることは困難です。

容量

無償版Gmailの容量は15G(有償で拡張可能)、Google Apps for Business(有償版)は30G(有償で拡張可能)となっています。

テクニカル・サポート

無償版Gmailには問合せ窓口がありませんが、Google Apps for Business(有償版)には電話サポートやWebからのメール・サポートを受けることができます。(ただし、これはあくまでも管理者向けであり、エンドユーザーからの直接の問合せには対応していませんので、管理者を経由する必要があります)。

その他

その他、Google Apps for Business(有償版)には、Active DirectoryやExchange Server連携、シングル・サインオンなどの比較的大きな組織向けの機能も備わっています。
「@IT Windowsシステム管理者のためのGoogle Apps入門」で詳しく解説されています。

セキュリティ

Google Appsはセキュリティを最優先事項としており、データを安全に保管し管理するための重要なセキュリティ機能があります。

作業内容を常にバックアップ

大事なデータはすべて作業中にGoogleサーバーに自動的にバックアップされます。このため、パソコンのクラッシュや盗難などのアクシデントが発生しても、すぐに作業を再開することができます。

ユーザーがデータの所有者

Google Appsにデータを保管した場合も、データの所有者はユーザーです。このことは契約書にも明記されています。簡単に使える強力な Appsツールが用意されているので、管理者はダッシュボードから、ユーザーやドキュメント、サービスを管理し、使用量やデータを確認することができます。

高度なセキュリティと信頼性

Google のデータセンターは、Google のアプリケーション向けに設計、構築されており、不要なハードウェアやソフトウェアは含まれません。このため、セキュリティの脆弱性が悪用される可能性は減少します。99.9%の稼働率保証があり、堅牢な障害復旧サービスが組み込まれているため、自然災害時でもご心配は無用です。

モバイルでの利用

近年、スマートフォンやタブレット端末でメールやカレンダーその他便利なアプリを仕事で利用するケースが増えてきました。
万一、スマホを無くしてしまったらどうなるでしょうか?
Google Appsには組織で安全にスマホなどの端末を利用する機能があります。例えば、スマホにパスワードの設定を強制したり、遠隔でスマホのデータを全て消去することができます。

大企業も利用している

500万以上の企業がGoogleを導入しています。

全日本空輸株式会社(ANA) 40,000+ユーザー
ソフトバンクモバイル株式会社 30,000+ユーザー
カシオ計算機株式会社 5,000+ユーザー
富士フイルム株式会社 30,000+ユーザー
株式会社損害保険ジャパン 30,000+ユーザー
株式会社ジェイティービー 20,000+ユーザー
株式会社クボタ 20,000+ユーザー
戸田建設株式会社 5,000+ユーザー
株式会社東急ハンズ 2,400+ユーザー
ミサワホーム株式会社 10,000+ユーザー
株式会社ヨコハマタイヤジャパン 2,500+ユーザー
コクヨ株式会社 6,500+ユーザー
東急リバブル株式会社 3,000+ユーザー
独立行政法人産業技術総合研究所 8,000+ユーザー
株式会社ノーリツ 5,000+ユーザー
  • パルシステム
  • トップツアー株式会社
  • 株式会社あきんどスシロー
  • ロイヤルホールディングス株式会社
  • 内藤証券株式会社
  • 株式会社ぐるなび
  • 生活協同組合コープさっぽろ
  • 三井倉庫株式会社
  • ユニ・チャーム株式会社

活用シーン

活用シーンは多種多様ですが、使い方は共通しています。貴社ではどのようなシーンで使えそうか想像をふくらませてご覧ください。

外食業 株式会社あきんどスシロー様

品質衛生チェックをGoogle Appsフォームを利用して実現

美容業 TICK-TOCK様

教育カリキュラムをオンライン化

物流業 株式会社PAL様

マルチデバイスと共有性を活用して業務効率化を実現

アパレル業 有限会社シュアー様

共有性を活用してリアルタイムに情報を把握して、タイムリーにアドバイス

株式会社鈴木商店

Google Appsがない仕事なんてもう想像できないほどGoogle Appsでたくさんの業務を行っています。

セキュリティ
新入社員が入社するとまずGoogleAppsアカウントを作成し、社員所有のスマホの登録を行います。スマホはAndroidであってもiPhoneであっても大丈夫です。そうすることで、スマホのパスワードポリシーを設定でき、万一、スマホを紛失した場合にも、GoogleAppsの管理者画面からスマホのデータを全て消去できます。スタッフが退職した場合でも、管理画面からGoogleアカウントを削除するだけでアクセスできなくなります。
Gmail
全ての社員がパソコンとスマホを同期させてGmailを利用しています。何と言っても検索がパワフル!数年前のメールも一発で検索されます。
カレンダー
全ての社員がパソコンとスマホを同期させてGoogleカレンダーを利用しています。招待機能を使って、会議の日程調整、会議室やプロジェクター等の物品予約などでも利用しています。
お客様がGoogleカレンダーを利用している場合、社内だけでなくお客様ともカレンダーを共有しています。
サイト
会社の経営理念はもとより、掃除当番や勤怠ルールなど様々な会社の情報を社内に公開しています。
ドキュメント
どうしてもマイクロソフトOfficeを使用する必要がある場合を除き、ほぼGoogleドキュメントを利用しています。検索、共有、機動力等様々なメリットがあります。
ハングアウト
弊社の徳島クラウドオフィス「美雲屋」と、常時ハングアウトで接続しています。美雲屋の床の間にモニタを敷き詰めて大画面で表示して、まるでその場にいるような臨場感を演出しています。

料金

ユーザーあたり 600円/月
またはユーザーあたり 6,000円/年(500円/月)

鈴木商店のGoogleApps導入支援サービス

利用シーンをお聞きし、最適なGoogle Appsの利用方法をご提案させていただきます。
安全に利用するための初期設定やセキュリティ設定から現在ご利用中のサービスからの移行、スタッフの教育など完璧に使いこなせるまでお付き合いさせていただきます。 使いこなすことができれば、あとはあなたのアイデア次第!GoogleAppsを使って業務を加速させませんか?!

弊社は、Google Appsのほかクラウド業界最大手Salesforce、Amazon Web Servicesの公式認定パートナーですので、Google Appsだけに固執することなくお客様にとって最適なクラウドを選定させていただきます。お気軽にお問合せください。

このぺージの先頭へ戻る